2006年03月16日

お片付けトレーニング@:オフィスで捨てる

探し物がすぐに見つかる。
憧れませんか?

すぐに見つかる快感を味わうと、他のところも徐々に気になってきます。

片付けるくせをつけるには、まずこの「すぐに見つかる快感」を沢山経験するのが早いかと思います。
もちろんどこから手をつけても構わないのですが、もし会社に勤めている人であれば、自分のオフィス机から練習してみるのがお勧め。
普段長い時間を過ごす場所であり、自分の活動範囲が限られるからです。
片付けるものも、書類か私物がメイン。家に比べて余計なものが少ないです。
ファイルやファイルポケット、棚などの収納用品が、比較的揃いやすいことも魅力。

でははじめましょう!

【おおざっぱな手順】
1.    まずゴミ箱と未処理書類・保留書類を入れる箱(または引出)を机のすぐ脇へ。
      未処理・保留書類を入れるものはふた付や引出等、入れられる高さに制限のあるタイプが望ましい。
      保存書類のファイルも、もし近くに置くことができれば理想的です。
2.  電話などのメモ:処理をしたものはポイ。すぐに処理できないものは、当日処理できない部分のみ他のメモに書き写しそのほかはポイ。
3.  書類:保存書類は処理してその場でファイルへ綴じる。
   すぐに使わない文書のコピーはポイ(ファイルしてあればすぐ取り出せるから)。
      見るかどうかよくわからない書類のコピーやカタログ、雑誌や新聞もポイ。
   これで机の上の書類は無くなり、未処理か保留書類のみになります。
4.   一杯に近づいたら中身を見直し、捨てるかファイルする。箱や引出から書類がはみ出さないように。

【解説】
1.の「ゴミ箱と書類入れる箱を机のすぐ脇に置く」は超重要!です。
すぐ近くに置かないと、その場で捨てたり仕分けすることができません。
後から捨てたり仕分けをするのは面倒に感じるので、結果的に何もやらなくなります。
必ず、ゴミ箱と書類箱は近くに置いてください。


2.のメモ、後で忘れることがないよう、取っておきたくなる気持ちはとてもよくわかります。
しかしキープしておくと、処理済のものと未処理のものが混ざってしまい、未処理のメモを探すのがすご〜く大変です。
運が悪いと、どれが未処理のものかがわからなくなってしまうかもしれません。
必要なものはファイルすればいいんです。処理済のメモは捨てましょう。

1枚のメモに1つの用件しか書かないほうがいいのですが、とっさの電話で複数の用件を書いてしまうなんてこともあるかと思います。
どれが処理済か未処理かクリアーにする為、未処理の用件だけを他のメモに移しましょう。
その後、沢山の用件を書きなぐったものは潔くゴミ箱へ。

3の書類。まずは仕事の処理を進めましょう。
処理し終わったら、保存するか捨てるかをその場で決めます。
保存するものはその場でファイリング、捨てるものはその場でポイしましょう。

ファイル済の書類を、自分用の控にしたいからと持っているケース あるのではないでしょうか。
すぐに使わないのであれば捨てましょう。ファイルしてあれば、使うときにまたコピーすればいいのです。
コピーを探す時間のほうがよっぽど無駄。

使うかどうかが良く判らない書類や、カタログ・雑誌等もあるかと思います。
良く判らないものは、どうせ見ることはないので捨てましょう。

うーん ファイリングか捨てるかすぐには決められない・・・
というものはとりあえず保留書類の場所へ。
但し後で楽する為にも、ここに入れるものはなるべく少なくするように。

4 未処理箱のほうはさっさと仕事を片付ければ減りますが、保留書類スペースが重要。
放っておくとたまる一方になるので、できれば毎週火曜日とか毎月10日とか、ルーチンに片付ける日を設けると苦になりません。
忙しすぎてムリな場合でも、流石に箱一杯になったら着手しましょう。

少しは書類が少なくなりましたか?
ファイリングも、結構侮れませんよ〜
それはまた次回に。

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posted by あろま at 00:16| Comment(0) | TrackBack(0) | 片付けてみよう | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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