2006年03月16日

お片づけトレーニングA:オフィスでファイリング

はじめから完璧にファイルする必要はありません。
とりあえず保管しておきたい書類を綴じておくだけで、まずはOK。
後に使い勝手にあわせて変えていけばいいです。
できればファイルとインデックスは、予め準備しておきましょう。

ファイルも様々ですが、複数そろえる場合願わくば

同じメーカー
同じ大きさ・厚さ

でそろえると、棚に並べたときに見やすくなります。

手書きでもOKですが、テプラかPCでタイトルを印字できれば益々綺麗♪
それを各ファイル背表紙の同じ位置に張ります。
ファイルを探すとき、同じところにタイトルが貼ってあれば、その部分だけを見ればいい。
結果的に探しやすくなります。

2つ穴リングに綴じる書類は、書類に穴をあけてファイルしますよね。
1枚で1つの案件が終わればいいのですが、同じ案件が1枚では終わらない・・・
という場合には、書類が落ちにくいポケットを使うと楽です。
穴をあける手間も省けるし、1件1件管理しやすくなりますよ。
こんなの使ってました!@ 複数枚の書類がおちにくい
こんなの使ってました!A 画像が無い・・・のですが、表裏に落ちにくいように書類が閉じ込めます。

もしポケットを使う場合は、普通のインデックスがちょっと見えにくくなるかもしれません。
標準よりちょっと横幅が広いインデックスを使えば、わざわざ眼で確認しなくても探しやすくなります。
ポケット使っていても見えるインデックス プラス 2穴用フリーインデックス(A4) FLー001IX
(商品そのものの頁にリンクできませんでした・・・涙)

これだけは気をつけたい点。
ぱんぱんになってしまう前に新しいファイルに変えましょう。
新しいファイル、勿体無いし面倒だしなぁ・・・
と躊躇する気持ちはわかるのですが、ぱんぱんだと見たくてもすごく開けにくい。
ヘタすると書類がろくに見えない。ストレスたまります。

更に悪いことには、ぱんぱんだと書類にあけた二つ穴が破けやすくなります。
書類がファイルからおちる
→シールでめばりするためにファイルをこじあける
→たくさんの書類から、一枚を出すのがすごく大変
→ぬいた書類を戻すのも骨が折れる
事務職の方は経験あるでしょうが・・・これ結構ムカつきます。
特に忙しいときは。

今日紹介したのは、あとから入社した器用な同僚から教わった方法です。
あろまは不器用だった為、上記を全く無視してファイリングをしていました。
インデックスの幅やポッケにこだわる彼女を「まったくこまかいなぁ」なぞと考えておりましたが・・・

びっくり。
マジで業務効率2割あがりました。
どれだけ書類捜すのに時間食ってたんだろう。
たかがファイリング、されどファイリング。侮れません。

今まで書類を捜していた時間を利用して、早くおうちに帰ったり、書類探し以外の仕事に充てちゃいましょう。

会社に行かない人でも、おうちに溜まる書類の整理などに応用できるかも?と思っています。
必要なものだけを残す。
この点では、おうちの片付けと全く一緒です。

すぐにできなくても、焦ったり、自分を責めたりしないでくださいね。
できることからちょっとずつでいいんです。

 
上に書いたのはほんの一例。

自分に一番都合のよい方法を、さがしていきましょう。

 

ご意見ご感想反論ご提案お待ちしております。
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ファイルの背表紙、ボックスタイトルに如何ですか?
テプラってこんなにいろいろできるの〜?としみじみ。 
 

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posted by あろま at 20:53| Comment(0) | TrackBack(2) | 片付けてみよう | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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